Être une bonne secrétaire signifie être préparée, efficace et bien organisée. En améliorant et en perfectionnant vos compétences en communication et en organisation, vous pouvez devenir une secrétaire experte et un élément indispensable d’une équipe, ce qui rend votre travail plus attrayant, sûr et agréable.
En cours de préparation
Donnez-vous suffisamment de temps pour vous rendre au bureau et assister à des réunions ou à d’autres rendez-vous. Arrivez tôt pour vous donner le temps de vous préparer ou mettez tout simplement à jour vos courriels ou d’autres tâches. Essayez de suivre le temps qu’il vous faut pour aller au travail tous les jours pour voir quelle est la vraie moyenne et ajuster votre timing en conséquence. Ajoutez un temps de mise en mémoire tampon de 15 ou 20 minutes à une heure donnée et testez même le temps nécessaire pour vous rendre quelque part avant de vous y rendre pour la première fois.
Soyez clair mentalement
Prenez beaucoup de repos pour que votre esprit reste vif et réfléchisse efficacement. Prenez une tasse de café ou de thé le matin si vous le souhaitez ou chaque fois que vous avez besoin d’un coup de pouce. Faites des pauses et faites une pause pour réorganiser votre bureau périodiquement. Levez-vous de votre bureau ou faites une pause de ce que vous faites 10 minutes toutes les 2 heures, pour une productivité optimale. Faites quelques exercices simples, parlez à des collègues ou faites une promenade dans le bureau pendant ce temps.
Maîtriser l’horaire
Familiarisez-vous avec l’horaire de votre supérieur, de vous-même ou de tout autre employé dont vous devez tenir compte au début de chaque journée. Parcourez régulièrement l’horaire pour gagner du temps lors de la prise de rendez-vous et éviter les erreurs de double réservation ou autres. Gardez les horaires et les calendriers ouverts et disponibles pour pouvoir les consulter à tout moment sur votre ordinateur ou votre téléphone, de sorte que vous puissiez les consulter et ajouter des rendez-vous immédiatement.
Venez aux réunions avec tous les accessoires
Présentez-vous à tout rendez-vous avec du matériel, des notes claires des réunions précédentes et un périphérique ou un bloc-notes pour rédiger les procès-verbaux et autres notes de la réunion en cours. Demandez à votre supérieur hiérarchique de tout ce qui concerne votre rôle dans la réunion, y compris tout matériel spécial tel que des formulaires ou des documents que vous pouvez vous préparer pour gagner du temps lors de la préparation ou de l’impression ultérieure. Essayez d’envoyer un ordre du jour pour la réunion à venir, un compte rendu de la dernière réunion ou tout autre document pertinent à tous les participants le matin ou le soir précédent. https://www.keytoform.com/ vous offre plus de conseils sur le sujet.
