L’importance des risques liés aux obligations conventionnelles et légales et le coût du temps pousseraient une entreprise à confier la gestion des RH à des professionnels spécialisés dans ce domaine. Ce ne sont toutefois pas toutes les fonctionnalités RH qui peuvent être confiées à des tiers et il faut peser le pour et le contre avant d’opter pour l’externalisation des activités RH.

Les domaines externalisables

A partir du moment où elle ne possède pas un caractère stratégique, une fonction RH peut être externalisée. Les dirigeants expérimentés préconisent le maintien en interne de la gestion des hauts potentiels. D’une manière générale, on peut évaluer le caractère externalisable d’une fonction RH en mesurant le niveau de complexité de cette dernière, son caractère chronophage, la gravité de l’impact d’une erreur la touchant et son degré de circoncision.
Parmi les fonctions non stratégiques pouvant être entièrement externalisées figurent notamment la gestion de la paie, le recrutement, la formation et l’évaluation. Des fonctions comme le reporting social, le sourcing des candidats, les élections professionnelles et l’administration du personnel sont également externalisées de manière partielle habituellement. Il existe une activité RH qui représente un enjeu stratégique mais qui peut être quand même externalisée avec prudence. Il s’agit de la gestion de la masse salariale.
Les fonctions stratégiques sont celles qui engagent l’entreprise de manière durable. Elles doivent être exclues de tout projet d’externalisation RH. Ce sont des éléments comme la politique de rémunération, l’orientation de l’entreprise et le pilotage du développement des compétences.

Les avantages de l’externalisation pour l’entreprise

L’externalisation est un mode de gestion, un outil de management et comme toute fonction management vise la performance, la décision d’externaliser les fonctions RH doit être basée sur des avantages certains. Ces avantages sont de nature économique, stratégique, managériale et qualitative et doivent être plus importants que les risques qui concernent notamment la confidentialité des données et la possibilité d’erreurs non contrôlables faute de compétences.
L’externalisation des ressources humaines soulage l’entreprise des activités de moindre importance mais chronophages. De ce fait, elle permet aux acteurs de l’entreprise de se consacrer à l’essentiel, c’est-à-dire au cœur de l’activité. Alliée de la sécurité, elle réduit de manière importante la probabilité d’erreur dans les calculs et les procédures puisque ce sont des spécialistes qui s’en occupent, ce qui est capital pour l’exactitude des comptes et des déclarations. Par ailleurs, l’entreprise bénéficie des conseils et des compétences de ces experts sous-traitants.
Les fonctionnalités RH non stratégiques peuvent être confiées à une entreprise experte en gestion des RH. L’externalisation allège l’entreprise de ses charges tout en lui fournissant un surplus de compétences. L’expertise du sous-traitant est à exiger cependant pour que les risques ne soient pas plus importants que les avantages.