C’est une évidence : que l’on soit particulier ou professionnel, la gestion du temps permet de mieux s’organiser au quotidien. Dans une entreprise, le chef de projet utilise généralement un tableur Excel pour planifier l’emploi du temps de ses collaborateurs. Mais à l’heure où Internet fait partie intégrante de notre vie, cet outil tend à disparaître à feu doux tout comme l’agenda papier.

Depuis ces dernières années, bon nombre de professionnels ont recours à l’agenda partagé pour établir le planning de leurs salariés, et cela de façon simple et rapide. Cette solution en ligne présente de nombreux avantages non négligeables qu’il convient d’en profiter pour mener à bien un projet ou assurer le bon fonctionnement de ses activités. De quoi s’agit-il ? À qui s’adresse-t-il ? Comment fonctionne-t-il ? Autant de questions qui méritent des réponses avant d’investir dans un tel instrument.

Agenda partagé : kézako ?

Logiciel de planning partagé, logiciel de gestion de rendez-vous, agenda en ligne, agenda collaboratif… tels sont les autres noms pour désigner un agenda partagé. Il s’agit d’un planning en ligne que vous créez à partir d’un logiciel à intégrer préalablement sur votre site web professionnel. Il suffit de quelques clics pour paramétrer les différents modules de l’outil comme les horaires de travail, les jours de congé, les absences, les déplacements ou tout autre imprévu.

Par ailleurs, cet outil est consultable à tout moment et n’importe où depuis un support numérique connecté à Internet : PC, Mac, Smartphone, tablette. Vous pouvez effectuer les modifications comme bon vous semble et vos collaborateurs en seront avertis en temps réel via une notification par SMS.

À qui se destine un planning partagé ?

Les agendas partagés s’adressent particulièrement aux professionnels, tous corps de métier confondus. Que vous soyez professionnel libéral, entrepreneur ou chef de projet, disposer d’un tel outil sera plus qu’une nécessité si vous souhaitez améliorer la gestion de votre planning quotidien, hebdomadaire, mensuel, voire annuel. Il est d’autant plus vrai lorsqu’on connaît la valeur du « temps » en entreprise.

On distingue ainsi différents types d’agenda en ligne pour chaque activité : logiciel avocat, logiciel de planning médecin, logiciel de gestion de rendez-vous garage, etc. Quoi qu’il en soit, tous ces outils ont un objectif commun : vous faciliter la tâche au quotidien. De plus, ils offrent les mêmes fonctionnalités et avantages. C’est juste la nature de l’activité qui les différencie.

Quels sont les avantages d’un agenda partagé en ligne ?

L’agenda partagé en ligne est conçu afin de simplifier l’organisation de votre planning professionnel au quotidien, allégeant ainsi les tâches qui vous incombent. Le partage agenda se fait automatiquement via Internet, sans aucune intervention humaine. Mais ce n’est pas tout, voici une liste non exhaustive des principaux avantages de cet outil innovant et pratique.

Une prise en main aisée et intuitive

L’un des plus grands avantages du logiciel de planning réside sur sa facilité de prise en main. En effet, il ne nécessite aucune installation particulière et convient à tout type de profil d’utilisateur, novice comme confirmé. De plus, l’outil reste fonctionnel aussi longtemps que vous l’utilisez, c’est-à-dire qu’il ne demande aucune mise à niveau ni maintenance.

Une communication fluide et automatique

Puisque le partage agenda se fait automatiquement sur Internet, tous vos collaborateurs seront toujours tenus informés de l’évolution du projet en cours et recevront en temps réel les notifications y afférentes grâce au planning multi-utilisateur. La communication sera ainsi beaucoup plus fluide, car tout le monte peut consulter l’agenda collaboratif où qu’il soit et n’importe où.

Une gestion maîtrisée de projets multiples

Grâce aux différents modules et fonctionnalités proposés par l’agenda partagé en ligne, vous pouvez créer plusieurs plannings pour des projets variés. La gestion agenda partagé se fait de manière simple et efficace, car vous disposez de toutes les informations nécessaires au projet de chaque équipe sur un seul écran. Les échéances y sont clairement indiquées.

Un outil de planification efficace

Le planning partagé est une solution efficace pour gérer l’emploi du temps de chacun de vos collaborateurs. En cas d’absence d’un membre de votre équipe, vous avez la possibilité de prendre un rendez-vous pour un tiers en toute simplicité, sans risquer de faire une erreur. Il suffit de vous connecter dans le module de gestion agenda partagé pour effectuer les modifications nécessaires : réunion, absence imprévue, rendez-vous de dernière minute, etc.

Les différentes fonctionnalités d’un agenda en ligne partagé

Bien que tous les agendas partagés professionnels proposent les mêmes fonctionnalités de base, certains sont plus efficaces que d’autres. Parmi les différents outils que nous avons testés sur Internet, ceux de mesRDVpro offrent des options plus complètes, notamment :

Une prise de rendez-vous par Internet 24 h/24 et 7j/7

Le temps des prises de rendez-vous téléphoniques est révolu depuis la démocratisation d’Internet. Désormais, vos clients/patients ou fournisseurs peuvent fixer eux-mêmes leurs rendez-vous directement depuis votre agenda en ligne partagé sans avoir à passer par votre standard téléphonique. Il leur suffit de remplir un simple formulaire dédié à cet effet et soumettre leurs demandes en quelques clics. Le tout s’effectue sur Internet via n’importe quel terminal ayant accès à Internet et à n’importe quel moment.

Un rappel des rendez-vous par SMS

L’une des fonctionnalités d’un logiciel de planning partagé professionnel qui le distingue des logiciels libres (gratuits) est la possibilité d’envoyer automatiquement un rappel des rendez-vous par SMS. Grâce à cette option, vos clients/patients ou fournisseurs recevront une notification leur rappelant de la date et l’heure de leur RDV, soit la veille, soit quelques heures avant la rencontre. Ce module est très bénéfique pour les professionnels libéraux (avocat, médecin…) qui sont payés sous forme d’honoraire, car il permet de réduire le nombre des rendez-vous non honorés jusque par cinq.

Une campagne SMS

Cerise sur le gâteau, l’agenda partagé en ligne professionnel comme celui proposé par mesRDVpro vous permet de mener une campagne SMS pour promouvoir votre activité. Vous disposez d’une base de données client pour mieux cibler vos clients en leur envoyant des messages personnalisés concernant une nouvelle offre ou le lancement d’un nouveau produit/service par exemple.

In fine, l’utilisation d’un logiciel de planning s’avère être bénéfique pour tout professionnel et entreprise souhaitant améliorer leur organisation internet et proposer un service efficace à leurs clients. Bien évidemment, cette solution en ligne a un prix. Il faut souscrire un abonnement mensuel de quelques euros pour profiter de toutes les fonctionnalités citées plus haut. Quoi qu’il en soit, le retour sur investissement est rapide compte tenu du coût des appels téléphoniques nécessaire pour une simple prise de rendez-vous.