Qu’il s’agisse d’une seule personne dédiée au travail avec votre entreprise ou d’un service fournissant une assistance ponctuelle, un assistant virtuel (VA) peut vous libérer des tâches administratives et vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux. En embauchant un travailleur à distance, vous pouvez obtenir l’aide dont vous avez besoin sans les dépenses associées à un employé interne à temps plein. Voici donc quelques conseils pour réussir à en trouver et à collaborer avec un de ces professionnels.

Savoir qui ils sont

Les propriétaires d’entreprise embauchent généralement des conseillers volontaires pour des tâches telles que les relations publiques, les médias sociaux et d’autres tâches en relation avec la clientèle. Si vous confiez vos travaux à quelqu’un, la première étape consiste à vous assurer de la confiance de cette personne. La personnalité est importante. En effet, vous voulez un VA avec qui vous vous entendez et vous sentez à l’aise avec les informations de votre entreprise. C’est bien de recevoir des témoignages et de vérifier les références.

Si vous embauchez un assistant par l’intermédiaire d’une entreprise de recrutement ou d’un fournisseur de services, veillez à lire ses critiques et à obtenir des échantillons de travaux antérieurs, le cas échéant.

Assurez-vous qu’ils comprennent votre entreprise

Chaque VA a des antécédents et des compétences différentes, vous devez donc en trouver un qui connaît le type de travail que vous effectuez. Si vous êtes dans le domaine médical par exemple, il est fortement conseillé de trouver un assistant virtuel spécialisé dans le domaine tel Clicfone.

Définissez les options de paiement dès le départ

Un fournisseur de services de VA a souvent un prix fixe pour le recrutement de ses assistants, mais si vous travaillez avec un VA indépendant, vous devrez élaborer un système de paiement. Les taux horaires peuvent sembler être la solution la plus simple, mais comme les assistants virtuels travaillent à distance, il peut être difficile de savoir exactement ce qu’ils font toutes les heures.

Il est bon de savoir que le paiement horaire est généralement une perte pour tout le monde. Cela n’encourage pas votre conseiller volontaire à travailler efficacement, car certaines tâches ne prennent que quelques minutes et créeront une relation de travail frustrante. Mettez les choses en ordre et fixez un prix pour les tâches par lots, si possible. Quelle que soit votre structure de rémunération, assurez-vous d’obtenir le meilleur service pour le prix. De plus gardez toujours à l’esprit que moins cher n’est pas toujours meilleur.

Être conscient de leurs horaires

Comme pour tout employé distant, les différences de fuseau horaire peuvent avoir une incidence sur la manière dont vous et votre VA travaillez ensemble. Si un assistant réside dans un autre fuseau horaire, vous devez vérifier qu’il est en mesure de vous répondre pendant vos heures de travail. Un autre facteur à garder à l’esprit est que vous n’êtes probablement pas la seule entreprise avec laquelle un assistant travaille. Il est important de respecter le fait que, comme les employés réguliers, votre VA a d’autres obligations en dehors de vos tâches.

Communiquer clairement

La communication est la clé de toute relation commerciale réussie, et cela est particulièrement vrai avec les conseillers volontaires. S’expliquer en profondeur à l’aide de moyens de communication numériques peut parfois être difficile, mais il est nécessaire de s’assurer que votre assistant s’acquitte correctement de sa tâche.